1. Rukovalac podacima

Rukovalac podacima o ličnosti je ROAD HR DOO, sa sedištem na adresi Republika Srbija, 21000 Novi Sad, Bulevar Kralja Petra I 61/3, matični broj: 21034584, PIB: 108613524, internet stranica: www.road.rs, e-pošta: [email protected], telefon: +381(0)21-654-6268, direktor: Uglješa Atanacković (u daljem tekstu: ROAD HR).

Ova Politika privatnosti objašnjava koje podatke o ličnosti ROAD HR obrađuje, u koje svrhe, po kom pravnom osnovu, koliko dugo ih čuva, kome ih može učiniti dostupnim i koja prava imaju lica na koja se podaci odnose. Politika se primenjuje na internet stranicu www.road.rs, internet prodavnicu, kontakt obrasce, prijave za edukacije, koučing, procene, upitnike, elektronski bilten, komunikaciju sa klijentima, obradu podataka učesnika i druge aktivnosti ROAD HR-a.

2. Osnovna načela obrade

ROAD HR obrađuje podatke o ličnosti zakonito, pošteno i transparentno. Podaci se obrađuju samo za određene, izričite i opravdane svrhe, u obimu koji je neophodan, tačno i ažurno, uz ograničeno čuvanje i primenu odgovarajućih tehničkih, organizacionih i bezbednosnih mera.

ROAD HR ne prodaje podatke o ličnosti trećim licima. Podaci se dele samo kada za to postoji pravni osnov, ugovorna potreba, zakonska obaveza, legitimni interes ili pristanak lica, odnosno kada je to neophodno za pružanje usluge.

3. Kategorije lica čiji se podaci obrađuju

ROAD HR može obrađivati podatke sledećih kategorija lica:

• posetilaca sajta i korisnika internet prodavnice;
• fizičkih lica koja kupuju usluge ili digitalne sadržaje;
• kontakt osoba kod poslovnih klijenata, dobavljača, partnera i institucija;
• učesnika edukacija, treninga, radionica, koučinga, mentorstva i konsultantskih aktivnosti;
• lica koja popunjavaju procene, upitnike, dijagnostičke alate, 360 stepeni povratnu informaciju ili slične instrumente;
• zaposlenih, kandidata i saradnika klijenata kada ROAD HR pruža usluge za poslovne klijente;
• lica koja se prijave za elektronski bilten ili marketinška obaveštenja;
• kandidata za posao koji ROAD HR-u dostavljaju biografiju ili drugu prijavnu dokumentaciju;
• lica koja komuniciraju sa ROAD HR-om putem e-pošte, telefona, društvenih mreža ili drugih kanala.

4. Vrste podataka koje obrađujemo

U zavisnosti od svrhe i vrste odnosa, ROAD HR može obrađivati sledeće kategorije podataka:

Kategorija podataka	Primeri podataka
Identifikacioni i kontakt podaci	ime, prezime, naziv organizacije, radno mesto, e-pošta, telefon, adresa, grad, država.
Podaci za poslovnu saradnju i fakturisanje	naziv pravnog lica, PIB, matični broj, adresa, podaci o narudžbini, predračunu, računu, uplati i ugovoru.
Podaci o edukacijama i događajima	prijava, prisustvo, odabrani program, evidencija dolaska, evaluacija treninga, izdavanje potvrde ili sertifikata.
Podaci iz procena i upitnika	odgovori na upitnike, rezultati procena, razvojni nalazi, izveštaji, povratne informacije, beleške procenjivača kada su neophodne za izradu izveštaja.
Podaci iz koučing i mentoring procesa	osnovni podaci o učesniku, ciljevi rada, dogovoreni zadaci, razvojne teme i beleške kouča/mentora u meri u kojoj su neophodne za kontinuitet rada.
Podaci iz komunikacije	sadržaj upita, poruke, e-pošta, zabeleške o komunikaciji, odgovori na zahteve i prigovore.
Podaci o korišćenju sajta	IP adresa, identifikatori uređaja ili pregledača, kolačići, stranice koje se posećuju, događaji na sajtu, izvori posete, konverzije i tehnički zapisi.
Podaci kandidata za posao	biografija, kontakt podaci, obrazovanje, iskustvo, veštine, motivaciono pismo i drugi podaci koje kandidat sam dostavi.
Podaci iz dokumentacije dostavljene radi izrade ponude	podaci iz organigrama, internih akata, izveštaja, opisa procesa, evidencija, biografija, procena ili druge dokumentacije koju klijent dostavi ROAD HR-u radi pripreme ponude, samo u meri u kojoj ti dokumenti sadrže podatke o ličnosti

ROAD HR ne traži od lica da dostavljaju posebne vrste podataka o ličnosti, kao što su podaci o zdravlju, političkom mišljenju, verskom uverenju, seksualnom životu, biometrijski podaci ili slični osetljivi podaci, osim ako je to izuzetno neophodno, zakonito, srazmerno i posebno objašnjeno. U koučingu i procenama učesnik može sam izneti osetljivije informacije; u tom slučaju ROAD HR ih obrađuje samo u meri u kojoj je neophodno za dogovorenu svrhu i uz pojačanu poverljivost.

5. Svrhe i pravni osnovi obrade

Svrha obrade	Pravni osnov
odgovaranje na upite, priprema ponude i predugovorna komunikacija	predugovorne radnje, legitimni interes i/ili pristanak, u zavisnosti od okolnosti
zaključenje i izvršenje ugovora, pružanje usluga, organizacija edukacija, koučinga, procena i digitalnih sadržaja	izvršenje ugovora ili predugovorne radnje; kod usluga za poslovne klijente legitimni interes i/ili ugovorni odnos sa klijentom
fakturisanje, računovodstvo, poreske i druge zakonske obaveze	poštovanje zakonskih obaveza
komunikacija sa kontakt osobama kod poslovnih klijenata, partnera i dobavljača	legitimni interes za poslovnu komunikaciju i izvršenje ugovora
procene, upitnici, 360 stepeni povratna informacija i izrada razvojnih izveštaja	izvršenje ugovora, legitimni interes klijenta i ROAD HR-a, pristanak kada je potreban, ili drugi odgovarajući osnov naveden u posebnom obaveštenju
koučing i mentoring	izvršenje ugovora, legitimni interes, pristanak kada je potreban i poverljivost profesionalnog rada
slanje elektronski biltena i direktnih marketinških poruka	pristanak ili drugi zakonom dozvoljen osnov za postojeće poslovne kontakte, uz pravo na odjavu
analitika sajta, merenje poseta i unapređenje korisničkog iskustva	pristanak za neobavezne kolačiće i slične tehnologije, odnosno legitimni interes samo za tehnički neophodnu obradu
oglašavanje, merenje kampanja, konverzija, kreiranje publika i remarketing	pristanak korisnika za marketinške kolačiće i slične tehnologije
postupanje po reklamacijama, zahtevima i zaštita prava	zakonska obaveza i legitimni interes
obrada biografija kandidata za posao	predugovorne radnje na zahtev kandidata, legitimni interes i/ili pristanak za duže čuvanje ako se traži
analiza dokumentacije dostavljene radi razumevanja potreba klijenta i pripreme ponude	predugovorne radnje, legitimni interes ROAD HR-a i klijenta i/ili drugi odgovarajući pravni osnov, zavisno od konkretnih podataka i odnosa između strana

Kada se podaci obrađuju na osnovu pristanka, lice ima pravo da pristanak povuče u svakom trenutku. Povlačenje pristanka ne utiče na zakonitost obrade koja je vršena pre povlačenja.

Kod zaposlenih i drugih lica čiji se podaci obrađuju u okviru usluga za poslovne klijente, ROAD HR ne koristi pristanak automatski kao osnov obrade ako okolnosti ukazuju da pristanak ne bi bio slobodno dat. U tim slučajevima pravni osnov se utvrđuje prema prirodi usluge, ugovoru sa klijentom, legitimnom interesu, zakonskoj obavezi ili posebnom obaveštenju o obradi.

6. Dokumentacija dostavljena radi izrade ponude

U predugovornoj fazi ROAD HR može od potencijalnog klijenta zatražiti uvid u određenu dokumentaciju, informacije ili materijale koji su potrebni za razumevanje potreba klijenta i pripremu odgovarajuće ponude. Takva dokumentacija može, u zavisnosti od slučaja, sadržati i podatke o ličnosti, kao što su ime i prezime zaposlenih ili saradnika, radno mesto, organizaciona uloga, poslovni kontakt podaci, podaci iz biografija, podaci iz internih izveštaja, procena, organigrama ili drugih dokumenata koje klijent dostavi ROAD HR-u.

ROAD HR ove podatke obrađuje isključivo u svrhu analize zahteva klijenta, pripreme ponude, procene obima usluge, predlaganja metodološkog pristupa i planiranja resursa. Pravni osnov obrade može biti preduzimanje radnji pre zaključenja ugovora, legitimni interes ROAD HR-a i klijenta da se pripremi odgovarajuća ponuda, odnosno drugi odgovarajući pravni osnov u skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti, zavisno od konkretne vrste podataka i odnosa između strana.

Dokumentacija dostavljena radi izrade ponude čuva se najduže do isteka roka važenja ponude, osim ako dođe do zaključenja ugovora ili nastavka pregovora, kada se podaci mogu čuvati u meri u kojoj su neophodni za realizaciju ugovornog odnosa, ispunjenje zakonskih obaveza ili zaštitu legitimnih interesa ROAD HR-a. Ukoliko do zaključenja ugovora ne dođe, dokumentacija se po isteku roka važenja ponude briše ili uništava, osim kada postoji zakonski osnov za njeno dalje čuvanje.

ROAD HR sa ovom dokumentacijom postupa poverljivo, ograničava pristup samo licima kojima je pristup potreban radi pripreme ponude i primenjuje razumne tehničke i organizacione mere zaštite.

7. Usluge za poslovne klijente i uloge ROAD HR-a u obradi podataka

Kod usluga koje ROAD HR pruža poslovnim klijentima, ROAD HR može imati različitu ulogu u obradi podataka, u zavisnosti od toga ko određuje svrhu i način obrade.

• ROAD HR je rukovalac kada samostalno određuje svrhu i način obrade, na primer za sopstvenu poslovnu komunikaciju, fakturisanje, organizaciju treninga, sopstvene evidencije, marketing i upravljanje odnosom sa klijentima.
• ROAD HR može biti obrađivač kada obrađuje podatke isključivo po dokumentovanim uputstvima klijenta, naročito kada klijent određuje svrhu procene, obim podataka, učesnike i način korišćenja rezultata.
• ROAD HR i klijent mogu biti zajednički rukovaoci ako zajednički određuju svrhe i načine obrade, što treba urediti posebnim ugovorom ili obaveštenjem.

Za složenije usluge kao što su procene zaposlenih, 360 stepeni povratna informacija, organizaciona dijagnostika, HR dijagnostika i slični projekti, preporučuje se posebno obaveštenje o obradi podataka i/ili ugovor o obradi podataka sa klijentom.

8. Rokovi čuvanja podataka

ROAD HR čuva podatke samo onoliko dugo koliko je potrebno za svrhu za koju su prikupljeni, odnosno koliko nalažu važeći propisi ili koliko je potrebno radi zaštite prava i interesa ROAD HR-a, klijenata ili lica na koja se podaci odnose.

Kategorija podataka	Rok čuvanja
podaci iz procena, upitnika, 360 stepeni povratne informacije i razvojnih izveštaja	12 meseci od završetka procene ili dostavljanja finalnog izveštaja, nakon čega se brišu ili uništavaju, osim ako je posebnim ugovorom ili zakonom propisano drugačije
koučing i mentoring beleške	12 meseci od završetka poslednje koučing/mentoring sesije, nakon čega se brišu ili uništavaju
biografije kandidata za posao koje kandidati dostave ROAD HR-u	6 meseci od prijema biografije, osim ako kandidat da izričit pristanak za duže čuvanje ili ako postoji drugi zakonski osnov
podaci o učesnicima edukacija i treninzima	dok traje usluga i razumno vreme nakon završetka radi izdavanja potvrda, administracije, reklamacija i dokazivanja izvršenja, a duže samo ako je propisano zakonom ili ugovoreno
podaci o kupovini, fakturisanju, računima i poslovnoj dokumentaciji	u rokovima propisanim poreskim, računovodstvenim, fiskalnim i drugim važećim propisima
podaci iz kontakt formi i poslovne komunikacije	dok traje komunikacija i do 24 meseca nakon poslednje relevantne komunikacije, osim ako je potreban duži rok radi ugovora, reklamacije ili zaštite prava
elektronski bilten podaci	do odjave, povlačenja pristanka ili prestanka svrhe slanja
podaci prikupljeni putem neophodnih kolačića	u skladu sa tehničkim trajanjem pojedinačnog kolačića i potrebom za funkcionisanje sajta
podaci prikupljeni putem analitičkih i marketinških kolačića	u skladu sa podešavanjima alata, trajanjem kolačića i saglasnošću korisnika, uz mogućnost povlačenja saglasnosti
dokumentacija dostavljena radi izrade ponude koja sadrži podatke o ličnosti	do isteka roka važenja ponude, osim ako dođe do zaključenja ugovora, nastavka pregovora ili postoji zakonski osnov za dalje čuvanje; nakon toga se briše ili uništava

Po isteku rokova čuvanja podaci se brišu, anonimizuju ili uništavaju na bezbedan način, osim ako postoji obaveza ili opravdan osnov za dalje čuvanje.

9. Kolačići i slične tehnologije

ROAD HR koristi kolačiće i slične tehnologije kako bi sajt funkcionisao, kako bi se merile posete, događaji na sajtu, efikasnost kampanja i konverzije, kako bi se unapredilo korisničko iskustvo, kreirale publike, sprovodio remarketing i omogućilo aktiviranje drugih alata na sajtu.

ROAD HR ne mora u ovoj Politici privatnosti da navodi svaki pojedinačni alat po nazivu, jer se alati mogu menjati, dodavati ili zamenjivati. Umesto toga, korisnici se obaveštavaju o kategorijama kolačića i svrhama obrade. Kada je primenljivo, detaljnije informacije o konkretnim alatima mogu biti dostupne u podešavanjima kolačića, baneru za saglasnost ili posebnoj Politici kolačića.

Kategorije kolačića koje ROAD HR može koristiti su standardne kategorije koje se uobičajeno koriste u alatima za upravljanje saglasnostima:

Kategorija	Opis
neophodni kolačići	omogućavaju osnovno funkcionisanje sajta, bezbednost, pamćenje izbora privatnosti, rad obrazaca i kupovine; ne mogu se isključiti ako su nužni za rad sajta
funkcionalni kolačići	pamte podešavanja korisnika i omogućavaju bolje korisničko iskustvo
analitički/statistički kolačići	mere posete, korišćenje stranica, događaje na sajtu i performanse sadržaja, u cilju unapređenja sajta i usluga
marketinški kolačići	koriste se za merenje kampanja, konverzija, kreiranje publika, remarketing i prikazivanje relevantnijih oglasa
kolačići trećih strana	postavljaju ih ili koriste pružaoci usluga koji omogućavaju analitiku, oglašavanje, video sadržaj, društvene mreže, plaćanje ili druge funkcije povezane sa sajtom

Neobavezni analitički i marketinški kolačići i slične tehnologije ne treba da se aktiviraju pre dobijanja odgovarajuće saglasnosti korisnika, osim ako važeći propisi dozvoljavaju drugačije. Korisnik može u svakom trenutku promeniti ili povući saglasnost putem podešavanja kolačića, ako je takvo tehničko rešenje dostupno.

Korisnik može ograničiti ili obrisati kolačiće i kroz podešavanja internet pregledača. Onemogućavanje pojedinih kolačića može uticati na funkcionalnost sajta, dostupnost internet prodavnice ili kvalitet korisničkog iskustva.

10. Elektronski bilten i direktno oglašavanje

ROAD HR šalje elektronski bilten i marketinška obaveštenja licima koja su se prijavila za takvu komunikaciju ili kada postoji drugi zakonom dozvoljen osnov. Svaka marketinška poruka treba da sadrži jasan identitet pošiljaoca, komercijalnu prirodu poruke i mogućnost odjave.

Odjava od elektronski biltena moguća je putem linka za odjavu u poruci ili slanjem zahteva na kontakt e-poštu ROAD HR-a. Odjava ne utiče na zakonitost poruka poslatih pre odjave, niti na administrativnu i ugovornu komunikaciju koja nije marketinške prirode.

11. Kome podaci mogu biti dostupni

Podaci mogu biti dostupni samo licima i subjektima kojima je pristup potreban za ostvarivanje svrhe obrade, kao što su:

• zaposleni i angažovani saradnici ROAD HR-a koji učestvuju u pružanju usluge;
• predavači, konsultanti, koučevi, mentori, procenjivači i voditelji procesa angažovani za konkretan projekat;
• poslovni klijent koji je naručilac usluge, u obimu koji je ugovoren i zakonit;
• pružaoci usluga informacionih tehnologija, hostinga, održavanja sajta, elektronske pošte, sistema za upravljanje podacima, alata za analitiku, oglašavanje i komunikaciju;
• platni posrednici, banke, računovođe, poreski savetnici, revizori, advokati i drugi profesionalni savetnici;
• državni organi, sudovi, inspekcije i druga lica kada postoji zakonska obaveza ili zakonit zahtev.

Kada treća lica obrađuju podatke u ime ROAD HR-a, ROAD HR nastoji da sa njima uredi poverljivost, bezbednost i obradu podataka u skladu sa važećim propisima.

12. Prenos podataka u druge države

Pojedini pružaoci tehnoloških, analitičkih, komunikacionih, oglasnih ili drugih usluga mogu se nalaziti izvan Republike Srbije ili podatke mogu obrađivati na serverima u drugim državama. U takvim slučajevima ROAD HR preduzima razumne mere da se prenos podataka vrši u skladu sa propisima o zaštiti podataka o ličnosti, uključujući odgovarajuće ugovorne, tehničke i organizacione mere kada su potrebne.

Korisnik treba da ima u vidu da upotreba savremenih alata za analitiku, oglašavanje, elektronsku poštu, video komunikaciju, plaćanje i čuvanje podataka često podrazumeva obradu podataka od strane pružalaca usluga koji posluju međunarodno.

13. Bezbednost podataka

ROAD HR primenjuje odgovarajuće tehničke i organizacione mere zaštite, u skladu sa prirodom podataka, rizicima obrade, dostupnim tehnologijama i organizacionim mogućnostima. Mere mogu obuhvatati kontrolu pristupa, ograničavanje pristupa po potrebi posla, zaštitu naloga, poverljivost, bezbedno čuvanje dokumentacije, brisanje po isteku roka, ugovorne obaveze poverljivosti i druge razumne mere.

U slučaju povrede bezbednosti podataka o ličnosti koja može proizvesti rizik po prava i slobode fizičkih lica, ROAD HR će postupiti u skladu sa zakonom, uključujući procenu rizika, obaveštavanje nadležnog organa i, kada je potrebno, obaveštavanje lica na koja se podaci odnose.

14. Prava lica na koja se podaci odnose

Lice na koje se podaci odnose ima prava propisana Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti, uključujući:

• pravo na informisanje o obradi podataka;
• pravo na pristup podacima;
• pravo na ispravku netačnih ili dopunu nepotpunih podataka;
• pravo na brisanje podataka kada su ispunjeni zakonski uslovi;
• pravo na ograničenje obrade;
• pravo na prenosivost podataka kada je primenljivo;
• pravo na prigovor na obradu zasnovanu na legitimnom interesu;
• pravo na povlačenje pristanka kada se obrada zasniva na pristanku;
• pravo da se na lice ne primenjuje odluka zasnovana isključivo na automatizovanoj obradi, uključujući profilisanje, ako takva odluka proizvodi pravne posledice ili značajno utiče na lice, osim u slučajevima dozvoljenim zakonom;
• pravo na pritužbu Povereniku za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti.

Zahtev za ostvarivanje prava može se poslati na [email protected] ili na adresu Republika Srbija, 21000 Novi Sad, Bulevar Kralja Petra I 61/3. ROAD HR može zatražiti dodatne informacije radi potvrde identiteta podnosioca zahteva, ako je to potrebno i srazmerno.

ROAD HR će odgovoriti na zahtev u rokovima propisanim zakonom. Ostvarivanje prava može biti ograničeno u slučajevima predviđenim zakonom, na primer kada je dalje čuvanje podataka neophodno radi izvršenja zakonske obaveze, ostvarivanja ili odbrane pravnih zahteva ili zaštite prava drugih lica.

15. Pritužba Povereniku

Lice koje smatra da je obrada njegovih podataka o ličnosti izvršena suprotno propisima ima pravo da podnese pritužbu Povereniku za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti.

Kontakt podaci Poverenika se mogu navesti u Politici privatnosti radi lakšeg ostvarivanja prava lica na koja se podaci odnose: Poverenik za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti, Bulevar kralja Aleksandra 15, 11120 Beograd, e-pošta: [email protected], telefon: +381 11 3408 900. ROAD HR može umesto detaljnih kontakt podataka navesti i upućivanje na zvaničnu internet stranicu Poverenika, ali je preporučljivo da korisnik ima bar osnovne podatke.

16. Automatizovano odlučivanje i profilisanje

ROAD HR ne donosi odluke koje proizvode pravne posledice po lice ili na sličan način značajno utiču na lice isključivo na osnovu automatizovane obrade podataka, osim ako je to izričito dozvoljeno zakonom i prethodno posebno objašnjeno.

Analitički i marketinški alati mogu koristiti određene oblike profilisanja u svrhu merenja kampanja, kreiranja publika i remarketinga, ali se takva obrada vrši u skladu sa saglasnošću korisnika i pravilima podešavanja kolačića.

17. Fotografije, video i izjave učesnika

ROAD HR može fotografisati ili snimati javne ili poslovne događaje, treninge i radionice radi dokumentovanja aktivnosti, internog izveštavanja ili promocije, samo kada za to postoji odgovarajući pravni osnov i kada su učesnici na odgovarajući način obavešteni.

Za korišćenje fotografija, video snimaka ili izjava učesnika u promotivne svrhe, kada je lice jasno prepoznatljivo i kada nije reč o opravdanoj dokumentarnoj ili legitimnoj poslovnoj upotrebi, ROAD HR će obezbediti odgovarajući pristanak ili drugi zakonit osnov.

18. Maloletna lica

Usluge ROAD HR-a prvenstveno su namenjene punoletnim licima, poslovnim klijentima i profesionalnom razvoju zaposlenih. Ako bi se obrada podataka odnosila na maloletna lica, ROAD HR će preduzeti dodatne mere u skladu sa zakonom i prirodom usluge.

19. Izmene Politike privatnosti

ROAD HR može povremeno izmeniti ovu Politiku privatnosti radi usklađivanja sa promenama propisa, poslovnih procesa, usluga, tehničkih rešenja ili alata koji se koriste. Aktuelna verzija Politike privatnosti biće dostupna na sajtu.

Ako izmene bitno utiču na prava lica ili način obrade podataka, ROAD HR će nastojati da o tome pruži dodatno obaveštenje na odgovarajući način.

20. Kontakt

Za pitanja u vezi sa ovom Politikom privatnosti i obradom podataka o ličnosti možete kontaktirati ROAD HR putem e-pošte [email protected], telefonom +381(0)21-654-6268 ili pisanim putem na adresu Republika Srbija, 21000 Novi Sad, Bulevar Kralja Petra I 61/3.